Richtlinie E-Invoicing
Gesetzliche Neuerung
Zum 01.01.2025 gibt es in Deutschland wichtige Neuerungen im Bereich des E-Invoicing (elektronische Rechnungsstellung). Die wesentlichen Änderungen betreffen vor allem den Einsatz elektronischer Rechnungen und die Einhaltung der CEN-Norm EN 16931 zwischen Unternehmen. Ab dem 01.01.2025 gilt die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B-Geschäfte (Business-to-Business), d.h. Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen, als verpflichtend. Hierbei muss grds. das strukturierte elektronische Format gem. der CEN-Norm EN 16931 eingehalten werden. Bis zum 31.12.2026 gilt allerdings eine Übergangsfrist mit Erleichterungen, die es erlaubt, auch weiterhin Rechnungen in Papierform bzw. digital in einem nicht strukturierten Format (z. B. PDF per E-Mail) zu senden. Daher akzeptieren wir bis zum 31.12.2026 selbstverständlich weiterhin elektronische Rechnungen, die nicht in einem strukturierten Format gem. der CEN-Norm EN 16931 ausgestellt sind. Bitte beachten Sie die u. g. besonderen Hinweise zum EDI-Verfahren.
Genehmigung EDI-Versand
Sofern Sie Ihre Rechnungen bislang über eine EDI-Schnittstelle an uns versenden (EDI-Verfahren nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 v. 28.12.1994, S. 98), akzeptieren wir dieses Verfahren in unveränderter Weise noch bis zum 31.12.2027. Ab dem 01.01.2028 kann das Verfahren unter der Bedingung weiter angewandt werden, dass die Rechnungsangaben in ein CEN-Norm-konformes Format extrahiert werden können bzw. mit dieser kompatibel sind.
Neue strukturierte Formate
Elektronische Rechnungen müssen vorbehaltlich der genannten Übergangsfristen ab dem 01.01.2025 in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format gem. der CEN-Norm EN 16931 übermittelt werden. In Deutschland sind hierfür u. a. die Formate ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), der XStandard und EANCOM (EDI) zugelassen, sofern die Angaben gem. UStG in ein CEN-Norm-konformes Format extrahiert werden können bzw. mit dieser kompatibel sind.
Die drei zugelassenen Formate im Überblick:
| ZUGFeRD: | Hybridformat, bestehend aus einem PDF-Dokument und einer XML-Datei |
| XRechnung: | XML-basiertes, maschinenlesbares Format |
| EDI: | Electronic Data Interchange, ein Standard für den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten |
Anforderung an eingehende Rechnungen
Folgende Rechnungsinhalte werden neben den gesetzlichen Vorgaben des § 14 Abs. 4 UStG in Ihren Rechnungen an die Müller-Gruppe erwartet, auch sofern Sie die Rechnung zukünftig elektronisch nach dem neuen strukturierten XML-Format ausstellen sollten:
| Lfd. Nr. | Inhalt |
| 1 | Ihre GLN-Nummer |
| 2 | Müller-GLN-Nummer der Lieferadresse (diese wird auf der Bestellung im Bereich „Lieferadresse“ aufgeführt) |
| 3 | Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) |
| 4 | Müller-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (diese wird auf der Bestellung im Bereich „Rechnungsanschrift“ aufgeführt) |
| 5 | Bestellnummer von Müller (sofern von uns vergeben) |
| 6 | Lieferscheinnummer, Lieferadresse und Lieferdatum |
| 7 | Ihre Artikelnummer, sowie die EAN/GTIN des jeweiligen Artikels, unter der bestellt wurde |
| 8 | Öko-Kontrollstellencode (bei Bio-Produkten) |
| 9 | Zahlungskonditionen |
| 10 | Zahlungs-Sondervereinbarungen (bspw. VALUTA) |
Zudem ist für jede Bestellung bzw. jeden Lieferschein eine separate Rechnung zu erstellen, d.h. mehrere Bestellungen dürfen nicht in einer Rechnung zusammen abgerechnet werden. Sollten Sie den oben genannten Anforderungen an die Rechnungsstellung nicht nachkommen, kann eine zügige und reibungslose Verarbeitung Ihrer Rechnung unsererseits nicht gewährleistet werden.
Übermittlungsadressen
Folgende Übermittlungswege stehen Ihnen für den elektronischen Rechnungsversand an die Müller-Gruppe zur Verfügung. Diese Übermittlungswege gelten sowohl für die bisherigen als auch für die neuen elektronischen Formate:
| Warenrechnungen: | warenrechnungen@mueller.de |
| Dienstleistungs- und sonstige Rechnungen: | kostenrechnungen@mueller.de |
Kontakt
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an kreditorenstammdaten@mueller.de.
Richtlinie Rechnungsversand
Übermittlungsadressen
Folgende Übermittlungswege stehen Ihnen für den elektronischen Rechnungs- und Mahnungsversand an die Müller-Gruppe zur Verfügung:
| Warenrechnungen: | warenrechnungen@mueller.de |
| Dienstleistungs- und sonstige Rechnungen: | kostenrechnungen@mueller.de |
| Mahnungen: | mahnungen@mueller.de |
Technische Anforderungen für den Rechnungsversand
1. Einreichung pro E-Mail:
- Pro E-Mail darf nur ein Geschäftsvorfall eingereicht werden.
- Jede E-Mail darf lediglich eine Rechnung im PDF-Format enthalten.
- Zusätzliche Dokumente, wie z.B. Regieberichte, können entweder als separate PDF-Dateien beigefügt oder direkt im Rechnungsdokument integriert werden.
2. Dateibenennung:
- Achten Sie darauf, dass die Dateinamen keine Sonderzeichen enthalten.
3. Erstellung der Rechnungen:
- Erstellen Sie Rechnungen nach Möglichkeit maschinell. Scans sollten vermieden werden.
- Falls ein Scan erforderlich ist, muss das PDF eine Auflösung von mindestens 300 dpi und eine bitonale Darstellung (schwarz-weiß) aufweisen.
4. Schriftart und Format:
- Verwenden Sie die Schriftart Arial oder eine ähnliche gut lesbare Schrift.
- Die Schriftgröße sollte mindestens 8 Punkt betragen, und die Laufweite der Zeichen mindestens 0,6 Punkt.
5. Dokumenteinschränkungen:
- Stellen Sie sicher, dass die PDF-Dateien keine Einschränkungen wie Kennwortschutz oder Zertifikatsicherheit enthalten.