Hinweisgeberportal
Als Teil unseres Compliance-Management-Systems ist es daher für uns maßgeblich, potentielle Zuwiderhandlungen frühzeitig zu erkennen und diesen kurzfristig entgegentreten zu können. Zu diesem Zweck haben wir ein Hinweisgebersystem eingerichtet, durch welches Hinweise auf Compliance-Verstöße in der Müller-Gruppe vertraulich gemeldet werden können.
Bitte nutzen Sie das Hinweisgebersystem verantwortungsbewusst und geben nur solche Hinweise und Informationen an, von deren Richtigkeit Sie überzeugt sind. Geben Sie lediglich sachliche Informationen an, welche im direkten Zusammenhang zum maßgeblichen Sachverhalt stehen. Dieses Hinweisgebersystem dient nicht der Denunzierung anderer Personen oder der Abgabe bewusst falscher Hinweise. Die missbräuchliche Nutzung kann zu Sanktionen führen oder die Strafverfolgung nach sich ziehen. Im Falle behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen sowie gesetzlicher Verpflichtungen müssen wir die zur Verfolgung erforderlichen Informationen an die zuständigen Stellen herausgeben.
Das Hinweisgebersystem dient der Meldung von compliance-relevanten Sachverhalten. Es können jegliche Verstöße gegen geltendes nationales und internationales Recht gemeldet werden, wie z.B. Vermögens- und Eigentumsdelikte, Verstöße gegen das Kartell- oder Wettbewerbsrecht, Datenschutzverstöße. Bei sonstigen Anliegen wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice bzw. nutzen das Kontaktformular auf unserer Homepage. Arbeitsrechtliche Anfragen richten Sie bitte an Ihren Vorgesetzten, die Personal- oder die Rechtsabteilung. Bitte berücksichtigen Sie, dass sonstige Anliegen nicht über das Hinweisgebersystem bearbeitet werden können.
1) Welcher Meldeweg besteht
Sie können Ihre Meldung telefonisch über die Integrity Line abgeben. Hierzu nutzen wir das Angebot unseres externen Dienstleisters, der EQS Group AG. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich mündlich über die Integrity Line und das Compliance-Team erhält zu keinem Zeitpunkt Kenntnis von Ihren Kontaktdaten.
Die Integrity Line kann 24 Stunden an sieben Tagen in der Woche genutzt werden. Sie können für den Anruf die Landessprachen des jeweiligen Vertriebslandes oder die englische Sprache nutzen. Sofern eine Übersetzung des Anrufs zur weiteren Bearbeitung der Meldung durch unser Compliance-Team erforderlich sein sollte (Meldung ist nicht in deutscher/englischer Sprache), erfolgt diese durch den Dienstleister, die Lexsys GmbH, ebenfalls unter Nutzung ausschließlich des Integrity Line-Systems.
Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass Ihre Anonymität lediglich dann gewahrt werden kann, wenn Sie im Rahmen Ihrer Sprachmeldung keine persönlichen Daten angeben, wie z.B. Ihren Namen oder Ihre Adresse oder Daten, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.
Zudem kann auf Ihren Wunsch hin ein persönliches Treffen erfolgen.
2) Ablauf der telefonischen Meldung
Sie können die Integrity Line unter der Rufnummer 004973198543100 erreichen.
Nach der einleitenden Begrüßung können Sie wählen, ob die weiteren Ansagen in der jeweiligen Landessprache oder in englischer Sprache erfolgen. Anschließend können Sie bei der Erstmeldung einen Usernamen und ein Passwort für Ihren geschützten Kommunikationsbereich festlegen bzw. im Falle eines Folgekontakts durch Eingabe Ihres zuvor festgelegten Usernamens und Passworts zu Ihrem geschützten Kommunikationsbereich gelangen. Sie können sodann eine Sprachmeldung hinterlassen, welche dauerhaft abrufbar ist. Bitte nutzen Sie für verschiedene Hinweise jeweils einen neuen Kommunikationsbereich, sodass eine getrennte Zuordnung und Bearbeitung sichergestellt werden kann.
Sie erhalten spätestens innerhalb von 7 Tagen nachdem Sie eine Sprachmeldung hinterlassen haben eine Eingangsbestätigung. Der zuständige Bearbeiter wird im Folgenden ausschließlich Kontakt über die Integrity Line mit Ihnen aufnehmen und Ihnen hierzu entsprechende Nachrichten hinterlassen, wenn z.B. noch Rückfragen bestehen. Diese können Sie unter Nutzung Ihres Usernamens und Passworts jederzeit abrufen. Wir weisen darauf hin, dass keine automatischen Benachrichtigungen erfolgen, wenn neue Nachrichten in Ihrem persönlichen Kommunikationsbereich hinterlegt wurden. Spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung erhalten Sie eine Rückmeldung zu Ihrem Hinweis. Aus Gründen der Datensparsamkeit werden wir die Sprachmeldungen löschen, sofern das Verfahren abgeschlossen ist, wir Sie hierüber informiert haben und wir innerhalb von 4 Wochen Ihrerseits keine weitere Meldung erhalten, sofern keine entgegenstehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
3) Wer prüft und bearbeitet Ihre Meldung
Ihre Meldung wird durch das Compliance-Team in der Rechtsabteilung bearbeitet. Weitere Mitarbeiter der Müller-Gruppe haben keinen Zugriff hierauf. Ihre Meldung und Ihre Identität wird jederzeit höchst vertraulich behandelt.
Sollten Sie die Bearbeitung durch die Rechtsabteilung nicht wünschen, da die Meldung die Rechtsabteilung selbst betrifft, geben Sie in Ihrer Erstmeldung bitte direkt an, dass die Bearbeitung nicht durch die Rechtsabteilung erfolgen soll. Die Bearbeitung wird sodann für die Rechtsabteilung gesperrt. Die Bearbeitung und der Zugriff auf die weiteren Sprachmeldungen erfolgt sodann ausschließlich durch den Abteilungsleiter Revision.
Sollten Ihrerseits Bedenken an Ihrer Anonymität aufgrund des Abhörens Ihrer Sprachnachricht durch das Compliance-Team bestehen, können Sie dies in Ihrer Erstmeldung direkt angeben. Ihre weiteren Sprachmeldungen werden sodann durch unseren Dienstleister, die Lexsys GmbH, für die weitere Bearbeitung durch das Compliance-Team verschriftlicht.
4) Datenschutzhinweise
Diese finden Sie hier.
5) Allgemeine Hinweise
Wir behalten uns die Änderung dieser Nutzungshinweise, insbesondere im Falle der Änderung der gesetzlichen Grundlagen, ausdrücklich vor. Bitte beachten Sie die jeweils gültige Fassung.
* Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wählen wir nur ein Geschlecht, meinen aber stets alle (m/w/d) gleichermaßen.